堀 亜砂子 
想いと豊かさを未来へ繋ぐ案内人
相続対策コンサルタント
堀亜砂子です！
思いがけない請求書
2022年11月に母が亡くなって
相続関連の様々な手続きを進める中で実家の水道を止める手続きも行いました。
ところが先日、思いがけず実家の水道料金の請求書が１年半ぶりくらいに届いて
「すでに手続きしたはずなのに、しかもどうして今ごろ？」と少し不安に…
当時作成していたわが家の相続手続きの記録を改めて見返してみました。
その記録には、2023年1月24日に水道を止めてもらう手続きを電話で行ったことが
対応してくださった水道営業所の担当者の名前とともに書かれていて
すぐにそのときのやりとりも思い起こすことができました。
仕事柄、記録を残すのは日常的なことですが、
このような私的な手続きでもまめに記録していたことに救われました！
「記録しておいてよかった！」と、
安心感を持って水道営業所に連絡を入れることにしました。
水道営業所への問い合わせとスムーズな対応
営業所の方は私の問い合わせにとても迅速に対応してくださいました。
私が伝えた当時の担当者の名前を元に記録を調べてもらうと、
すでに異動されていたその担当者名で確かに履歴が残っており、
手続きも問題なく行われていたことが確認できました。
おかげで状況もすぐに把握され、解決も驚くほどスムーズ。
覚えてもらっている（組織として把握できるようにしてくれている）ということで
お客である自分としても安心感を覚え、
今回の担当者の方とも終始気持ちのよいやりとりができました。
お客様対応で心がける「記録を残す」という姿勢
私は、長年仕事でお客様対応をする中で、
どんなに小さなやり取りであっても丁寧に記録することを大切にしてきました。
もちろん「記録を残すのは当たり前」のようにも思えますが、
その重要性は毎回お客様と接するたびに再確認しています。
例えば組織などだと、記録をしっかりと残しておくことで
担当者が変わってもお客様に不安や迷惑をかけることなく、
スムーズな対応ができます。
組織やチーム全体で「記録を残す」という姿勢を共有することは、
信頼関係を築く基盤となると考えています。
こうして「記録を残す」という日々の小さな行動が、
お客様に安心と信頼を届ける大きな支えになっているのだとあらためて強く感じることができました！
まとめ
今回の水道料金の件を通じて、
経緯をきちんと記録してくださっていた水道営業所の担当者の方に感謝するとともに、
自分が大切にしてきた「記録を残す」ことの意義を改めて実感しました。
記録が残っているからこそ、時間が経ってもすぐに思い出すことができ
いつでもお客様に寄り添えることで安心していただける・・・
日々の業務の中で『記録を残す』という小さな積み重ねが、
信頼の基盤を築いていることを意識し、肝に銘じて
これからも丁寧で確実な対応を心がけていきたいと思います。
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